Tipps für zielführende Retrospektiven

http://www.flickr.com/photos/bogdansuditu/2377844553

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Basierend auf meiner Umfrage vor einiger Zeit möchte ich mich heute dem nächsten Thema widmen. Hier das geschilderte Problem:

Der Übergang von „Gather Data“ zu „Decide what to do“, bzw. die Analyse in „Decide what to do“: Themen sind schnell per Brainstorming identifiziert, geclustert und priorisiert. Danach wird es aber zäh: Meist gibt es nur schnelle Lösungen, die nach meiner Meinung oft nur Symptome bekämpfen. Oder es kommen die Lösungen immer von den gleichen Leuten. Mit einer gemeinsamen Analyse aller Teammitglieder, die verschiedene Optionen aufzeigt und gegeneinander abwägt, tun sich Teams sehr schwer, insbesondere selbständig funktioniert das fast gar nicht.

Aus dieser Problembeschreibung lese ich zwei Dinge heraus:

  1. Das Team überspringt die Phase „Generate Insight“ oder führt diese nur oberflächlich durch.
  2. Am Ende werden Maßnahmen beschlossen, die nur die Symptome bekämpfen anstatt sich mit dem eigentlichen Problem zu beschäftigen.

Einsichten gewinnen

Ich habe schon häufig beobachtet, wie Teams die Phase „Generate Insight“ (zu deutsch „Einsichten gewinnen“) einfach übersprungen haben und sich direkt in die Phase „Decide What To Do“ stürzen. Das Problem daran ist, das so nur die offensichtlichen Themen bearbeitet werden, ohne sich Gedanken darüber zu machen was die tatsächlichen Ursachen sind. Man könnte es mit jemandem vergleichen, der ständig Kopfschmerzen hat und sich deshalb Aspirin einwirft. Das lindert zwar die Symptome, aber nach kurzer Zeit sind die Kopfschmerzen wieder da. Diese Kopfschmerzen können viele tieferliegende Ursachen haben, die man durch eine umfassende Untersuchung herausfinden kann. Am Ende kann sich herausstellen, dass die Ursache beim Rücken zu finden sind. Im nächsten Schritt kann ich meinen Rücken behandeln lassen und ich habe sowohl die Ursache, als auch die Symptome ausgemerzt. Nur so kann ich effektiv an mir arbeiten und meinen Körper nach und nach wieder auf Vordermann bringen.

Das gleiche Prinzip gilt in einer Organisation oder einem Unternehmen. Wenn ich nicht nach den Ursachen fahnde, dann kann ich die Symptome nicht wirkungsvoll bekämpfen. Um diese Einsichten zu gewinnen, kann es nicht schaden wenn man von einem geübten Facilitator unterstützt wird, der am besten von außerhalb des Teams kommt. Er hat eine neutrale Sicht und kann Dinge aus einem völlig anderen Blickwinkel betrachten. Gleichzeitig muss man die richtigen Werkzeuge einsetzen, um zu diesen Einsichten zu kommen. Glücklicherweise gibt es dazu eine Menge unterschiedlicher Aktivitäten, die ich in meiner Retrospektive einsetzen kann. Hier ein paar Beispiele:

Egal welches Werkzeug sie dafür verwenden, stellen sie in ihren Retrospektiven sicher, dass dieser Schritt nur in absoluten Ausnahmefällen übersprungen wird.

Zielgerichtete Experimente beschließen

Wie schon in einem anderen Blog Artikel beschrieben, vergessen die meisten Menschen das es in einem komplexen, adaptiven System keine absoluten Sicherheiten gibt. Man kann nur in den seltensten Fällen davon ausgehen, dass die ausgewählte Maßnahme den gewünschten Erfolg hat. Deshalb habe ich die Phase „Decide What To Do“ in meinem Buch in „Experimente und Hypothesen definieren“ übersetzt. Man muss sich klar machen, dass jede Maßnahme nichts anderes als ein Experiment ist, bei dem ich den Ausgang noch nicht kenne und meine Annahmen, was diese Maßnahmen bewirken, nichts anderes sind als Hypothesen. Deshalb sollte jede meiner ausgewählten Maßnahmen immer mit einer klaren, testbaren Hypothese versehen werden.

Das explizite Hinzufügen einer Hypothese hat aber noch einen anderen Nutzen: Ich kann kontrollieren, ob mein Experiment den gewünschten Effekt erzielt hat. Dazu überprüfe ich die Hypothesen der letzten Retrospektive immer am Anfang meiner nächsten Retrospektive. So stelle ich sicher, dass die Maßnahmen nicht einfach nur durchgeführt wurden, sondern ob sie auch das bewirkt hat, was ich mir vorgestellt habe. Wenn der gewünschte Effekt nicht eingetreten ist, kann ich weiter an diesem Thema arbeiten und ein neues Experiment starten anstatt das nächste Fass aufzumachen. Es gibt keinen besseren Weg, um sicherzustellen dass meine Retrospektiven zielgerichtet ablaufen und man so lange an einem Problem arbeitet, bis es wirklich abgestellt oder zumindest zufriedenstellend abgeschwächt wurde.

Probiert es mal in euren nächsten Retrospektiven aus, ich bin gespannt was ihr dazu zu berichten habt. Über einen Kommentar zu diesem Thema würde ich mich sehr freuen.

Ein Gedanke zu „Tipps für zielführende Retrospektiven

  1. Pingback: Was bringen Retrospektiven Eigentlich? – chaosverbesserer

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